הפקת כנס מקצועי הוא תהליך מורכב הדורש ניסיון, דיוק, חשיבה אסטרטגית וניהול מלא של כל פרט. כנס מוצלח אינו מסתכם בבחירת אולם, קייטרינג ותוכנית כללית ,הוא מהלך עסקי, תדמיתי וחווייתי שמייצג את הארגון, מחזק את המסר שלו ומשפיע על חוויית המשתתפים מהרגע הראשון ועד לסיום האירוע.
אירוע בריבוע הפקות, בניהולה של סיוון נח, מתמחה בהפקת כנסים ואירועים עסקיים לחברות, ארגונים ומוסדות, עם ניסיון של למעלה משלושה עשורים בניהול והפקת אירועים ברמה גבוהה. אנו מלווים את הלקוח משלב האפיון הראשוני ועד לניהול מלא של הכנס בפועל, תוך הקפדה על מקצועיות, סדר, אחריות, תוכן איכותי, מיתוג מדויק ושקט תפעולי מלא.
תכנון כנס מתחיל באפיון מדויק
כל כנס מקצועי מתחיל בהבנה עמוקה של מטרת האירוע: האם מדובר בכנס עובדים, כנס לקוחות, יום עיון מקצועי, אירוע הנהלה, השקת מוצר, כנס מכירות, כנס ספקים או אירוע פנים ארגוני. לכל כנס יש קהל יעד שונה, מסר אחר, שפה מיתוגית ייחודית, צרכים לוגיסטיים מדויקים ותוכן שצריך להתאים בדיוק לאופי המשתתפים.
בשלב הראשון אנו לומדים את מטרות הארגון, מאפייני הקהל, התקציב, המסרים המרכזיים, אופי האירוע והחוויה שהלקוח מבקש ליצור. מתוך האפיון הזה נבנה קונספט מקצועי ומדויק, המשלב בין תוכן, הנחייה, מרצים, נראות, זרימה, חוויית אורח ומיתוג כולל.
תוכן מותאם אישית לקהל היעד ולקונספט הכנס
אחד המרכיבים החשובים ביותר בכנס איכותי הוא התוכן. תוכן נכון יודע לרתק את הקהל, להעביר מסר ברור, לחזק את מטרות הארגון וליצור חוויה בעלת ערך אמיתי.
באירוע בריבוע הפקות אנו מסייעים בבניית תוכן מותאם אישית לקהל היעד, לאופי הארגון ולקונספט הנבחר. התוכן יכול לכלול הרצאות השראה, פאנלים מקצועיים, סדנאות, מופעי תוכן, פעילות אינטראקטיבית, שילוב מסרים ארגוניים, חוויות למידה, תוכן ניהולי, תוכן לעובדים, תוכן ללקוחות או תוכן ייעודי לעולמות המקצועיים של החברה.
המטרה היא ליצור כנס שיש בו רצף ברור, עניין, ערך ומשמעות – ולא רק רצף של נאומים או מצגות.
הנחייה מקצועית ומרצים מהשורה הראשונה
כנס ברמה גבוהה חייב להיות מנוהל גם על הבמה. לכן אנו מקפידים על שילוב מנחים מקצועיים, כריזמטיים ומדויקים לאופי האירוע, שיודעים להוביל את הכנס, לחבר בין חלקי התוכנית, לשמור על קצב נכון, להחזיק את הקהל ולייצר תחושת זרימה טבעית ומכובדת.בנוסף, בהתאם לקונספט ולמטרות הכנס, ניתן לשלב מרצים מהשורה הראשונה, מומחים בתחומם, דמויות השראה, אנשי תוכן, יזמים, מנהלים, אנשי תקשורת, מרצים מקצועיים, אמנים ותכנים חווייתיים שמותאמים באופן אישי לקהל היעד.
בחירת המרצה או המנחה אינה נעשית באופן אקראי. היא נבנית מתוך הבנה של מטרת הכנס, סוג המשתתפים, השפה הארגונית, רמת האירוע והחוויה שהארגון רוצה להשאיר אצל הקהל.
ניהול מלא של כל מעטפת הכנס
הפקת כנס דורשת שליטה בפרטים רבים בו זמנית. אנו מנהלים עבור הלקוח את כל שלבי ההפקה, לרבות בחירת לוקיישן מתאים, בניית לוחות זמנים, תכנון קבלת פנים, ניהול הרשמה, תיאום מרצים, תיאום מנחים, בניית מהלך הכנס, תכנון במה, מערכות הגברה, תאורה, הקרנה, מסכים, שילוט, מיתוג, עיצוב חלל, קולינריה, ספקים, צוותי שטח וניהול מלא ביום האירוע.
הלקוח מקבל גורם מקצועי אחד שמרכז את כל התהליך, מנהל את הספקים, בודק את הפרטים הקטנים, מקדים בעיות לפני שהן קורות ומוודא שהכנס מתנהל בצורה חלקה, מכובדת ומדויקת.
מיתוג כנס ברמה גבוהה
מיתוג הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בהפקת כנס מקצועי. הוא יוצר את הרושם הראשון, מחזק את המסר של הארגון ומעניק לאירוע זהות ברורה, אחידה ומרשימה.
באירוע בריבוע הפקות אנו מקפידים על מיתוג מלא ומדויק לכל כנס: שילוט כניסה, עמדות רישום, תגי שם, מסכי פתיחה, במה ממותגת, גב במה, עיצוב חלל, עמדות תוכן, מתנות ממותגות, חומרי דפוס, אלמנטים גרפיים, מצגות, תפריטים, עמדות צילום וכל נקודת מגע שבה המשתתף פוגש את הארגון.
המטרה היא ליצור חוויה ויזואלית אחידה, מקצועית ויוקרתית, שמחזקת את תדמית החברה ומשאירה רושם משמעותי על המשתתפים.
חוויית משתתף מדויקת
כנס מוצלח נמדד לא רק במה שרואים על הבמה, אלא גם במה שהמשתתפים מרגישים לאורך כל היום. לכן אנו מתכננים את חוויית המשתתף מקצה לקצה: הגעה נוחה, קבלת פנים מסודרת, רישום יעיל, שילוט ברור, זרימה נכונה בין חלקי היום, הפסקות מתוזמנות, קולינריה איכותית, אזורי נטוורקינג, תוכן מדויק, הנחייה מקצועית, שירותיות גבוהה וניהול זמנים מוקפד.
כל פרט משפיע על התחושה הכללית של המשתתפים ועל האופן שבו הם תופסים את הארגון שעומד מאחורי הכנס.
למה לבחור באירוע בריבוע הפקות?
כי כנס מקצועי אינו מקום לאלתורים. הוא מחייב ניסיון, אחריות, ראייה רחבה ויכולת לנהל הרבה מאוד גורמים במקביל, תוך שמירה על רמה גבוהה ודיוק מלא.
היתרון שלנו הוא בשילוב בין ניסיון של למעלה משלושה עשורים, היכרות עמוקה עם עולם החברות והארגונים, רשת ספקים איכותית, פתרונות הפקה מתקדמים, חשיבה קונספטואלית, תוכן מותאם אישית, מרצים ומנחים מקצועיים, מיתוג מוקפד, ניהול לוגיסטי מקצועי ותודעת שירות גבוהה.
אנחנו מאפשרים ללקוח להגיע לכנס רגוע, לדעת שכל פרט נמצא בשליטה, ליהנות מהתוצאה ולהציג את הארגון שלו בצורה מכובדת, מקצועית ובלתי נשכחת.
הפקת כנסים עם אחריות, תוכן, מיתוג ושקט מלא
באירוע בריבוע הפקות אנו מאמינים שכנס עסקי מוצלח חייב להיות מתוכנן נכון, ממותג בצורה מדויקת, עשיר בתוכן איכותי ומנוהל ברמה הגבוהה ביותר. מהרעיון הראשון ועד אחרון המשתתפים, אנו מחזיקים את כל קצוות ההפקה ומוודאים שהאירוע יתנהל באופן מקצועי, אלגנטי ומרשים.
אם אתם מתכננים כנס עובדים, כנס לקוחות, יום עיון, השקה, כנס הנהלה או אירוע עסקי חשוב אירוע בריבוע הפקות תוביל עבורכם את התהליך במקצועיות, אחריות ושקט תפעולי מלא.
אירוע בריבוע הפקות – הפקת כנסים ואירועים עסקיים ברמה גבוהה, עם ניהול מלא, תוכן מותאם אישית, מרצים ומנחים מהשורה הראשונה, מיתוג מדויק וחוויית משתתף בלתי נשכחת.
כל הפקה מיועדת לקהל יעד ייחודי, ומאידך, גם הנושאים הרלוונטיים לכל אירוע משתנים, והם עולים מתוך שיקולים ומטרות שונות.
בין אם זה למטרות גיבוש עובדים, ובין אם מדובר על כנס למטרות שיתופי פעולה עם משקיעים חדשים וכו, או אפילו אם מדובר על כנס שיווקי כזה או אחר, הקונספט של האירוע צריך תמיד להיות מתאים למטרות האירוע. אך עם זאת, בכל הפקה של כנס כזה או אחר, צריך לזכור שמדובר על אירוע חוויתי, וככזה, הוא אמור להיות מעניין, כיפי ויצירתי.
גם אם באירוע הושקעו סכומים עצומים, זה לא אומר שהאירוע יהיה יותר מעניין ויספק חוויה מעניינת למשתתפים.
הפקת כנסים זה הוא תחום של הפקת אירועים שחייב להיות מופק עם גישה יצירתית.
המוזיקה צריכה להיבחר בקפידה, הקייטרינג צריך להיות איכותי ואף המיקום הוא פרמטר חשוב כשמדברים על הפקת כנסים באווירה כיפית ומעניינת.
כמו כן, הפן העיצובי של הכנס הוא גורם המשפיע באופן שלא משתמע לשתי פנים על איכות החוויה ועל סגנון האירוע.
כדי להרים אירוע איכותי, צריך להרכיב צוות מנצח של אנשים יצירתיים.
בין אם זה צוות הפקת כנסים מקצועי שידע לכוון אתכם ולבחור את הקונספט המנצח עבור האירוע שלכם, וכמו כן, גם יסייע בבחירת אנשי מקצוע נוספים כמו, שירות קייטרינג איכותי, שירותי צילום איכותיים ושירותי עיצוב ומוזיקה לאירועים וכו.
כל אחד מהגורמים הנ"ל משפיעים על חווית האירוע וכמובן גם על התיעוד שלו.
ראשית, יש להבין את היתרון של צוות שנבחר בקפידה ואת התוצאה המשתמעת מכך.
כמובן שאתם רוצים את הטובים ביותר לטובת הפקת הכנס שלכם. אך לא מדובר על אנשי מקצוע שרק יודעים להגיש אוכל טוב, או לצלם אירוע עם מצלמות משוכללות וכו, אלא קודם כל חשוב לכם לעבוד עם אנשים אמינים המספקים מוצרים באיכות גבוהה ושירות ברמה עוד יותר גבוהה!
איך מתחילים את תכנון הכנס
כמובן שמבחינת תכנון תאריך האירוע, כדאי יותר יהיה לתכנן את האירוע לפרק זמן בו לחברה שלכם יש פחות עומס ויותר זמן לאירועים חברתיים.
תוכלו להשיג את המטרות שלשמן הרמתם את האירוע ביעילות מירבית יותר – אם יהיה לכם יותר זמן להקדיש לתכנון יותר קונקרטי של האירוע.
מבחינת תכנון האירוע, רצוי להכין רשימה של כל המשתתפים בכנס.
כמו כן, יש למצוא את המקום האידיאלי להפקת הכנס ולהתאים אותו באופן מדויק להלך הרוח הרצוי של ההפקה. יש הרבה מקומות אידיאליים לכנסים, לכן, יש להקדיש את הזמן ולמצוא את המקום האידיאלי ביותר.
אם המטרה של הכנס שלכם היא שיווקית, כדאי שתכינו עלונים וחומרים שיווקיים מבעוד מועד, כך שתוכלו להגשים את מטרות הכנס ביעילות מרבית.
ראוי לכם לשקול סוג של הבעת תודה לכל משתתפי הכנס.
נהוג בכנסים לחלק שי סמלי …
חשבו על משהו שהאורחים לא ציפו לו וכך תוכלו להפתיע אותם לטובה.
כמו כן, יש לתת את הדעת על גורמים נוספים במהלך האירוע שיפתיעו את המשתתפים לטובה ויעניקו למשתתפים בכנס הרגשה שחשבתם עליהם ואתם מעריכים את העובדה שהם כיבדו את האירוע שלכם והגיעו אליו.
לכן, החלטנו להקדיש כמה מילים לנושא הפקת כנסים, כדי ללבן מהו קו המחשבה האידיאלי כשניגשים לכל הנושא של הפקת כנסים.
אך לפני שניגש לגוף המאמר, ראוי שנציין כמה עובדות על הפקת כנסים מקצועית.
הפקת כנסים מקצועיים מיועדת לארגונים, עסקים, מוסדות לימוד ומחקר וגורמים אחרים. האירועים הללו יכולים להתקיים במסגרת תערוכות, ירידים ובנסיבות אחרות. הם עוסקים בנושאים חשובים כמו רפואה, מדע, טכנולוגיות שונות ועוד. כל כנס מתוכנן על פי אופיו וצרכי הלקוח. חברת "אירוע בריבוע" עוסקת בתחום וניתן לקבל ממנה מידע מפורט.
הפקת כנסים מקצועיים כוללת תכנון מקיף הכולל גם לוח זמנים מוקפד. במסגרתו יינתן זמן לפגישות, נטוורקינג ומינגלינג, לשמיעת נאומים וברכות, להקרנת מצגות וסרטונים וכדומה. כל כנס אמור להיות מכובד וענייני מאחר ומגיעים אליו אורחים חשובים הרוצים להיחשף לתכנים ולנושאים המובאים בו. מטרותיו הינם העברת ידע על הארגון ופעילותו, פרסום, שיווק ועוד. אירוע מכובד יתקיים, לרוב, באולמות אירועים, בבתי מלון ובמקומות ייצוגיים אחרים. בחירת המקום נקבעת על פי כמות והרכב המשתתפים. התוכנית תיערך על פי צרכי המזמין ובהתאם להנחיותיו. התכנון והביצוע יהיה, כמובן, באחריות החברה המארגנת אשר מנהליה ימצאו פתרונות יצירתיים למכלול הנושאים הנדרשים. הרצון הוא, כמובן, לייצור פלטפורמה מעולה להעברת התכנים בצורה דינאמית ומושכת. לכן ייעשה שימוש בטכנולוגיות ייחודיות כמו מערכות מולטי מדיה חדישות שנועדו להקרנת סרטונים, להצגת מצגות וכדומה. כך תושג תדמית המתאימה והמכובדת אשר תספק את הערך הרצוי ללקוח.
הכנס יכלול קבלת פנים, טקסים, ברכות, נאומים ועוד. לקראתו יתבצעו רישום, יקבעו הנחיות, יתוכנן סדר הישיבה, תעוצב תפאורה וייבחר השילוט כולל מיקומו, יינקטו אמצעי אבטחה, מודיעין, יונפקו אישורי בטיחות וכדומה. התפריט במהלכו יכלול כיבוד קל או עשיר. צוות עובדים עם מנהל אחראי יפקח במהלכו על כל הנעשה. הוא יהיה זמין לבקשות וייתן להם מענה.
חברת "אירוע בריבוע" מתמחה בתחום ומומלץ לקבל ממנה שירות מקצועי עם יחס אישי. שירותיה מקיפים וכוללים ייעוץ סבלני, חשיבה על כל הפרטים הקטנים, יצירתיות, זמינות, עמידה בלוח זמנים, מחירים נוחים ועוד. מנהליה הינם בעלי ידע רב וניסיון מצטבר המגיעים מהכרת התחום לעומק, ממתן שירותים איכותיים ללקוחות רבים לאורך שנים ועוד. הם ישמחו להעמיד יכולותיהם המוכחות לטובת אחרים.
הפקת כנסים ואירועים מתוכננת לעסקים, ארגונים, מוסדות לימוד ומחקר ועוד. כנסים יכולים להיערך במסגרת תערוכות וירידים, ואילו, אירועים אחרים אינם תמיד תלויים בנסיבות כאלו או אחרות. כנסים עוסקים בנושאים חשובים כמו רפואה, מדע, טכנולוגיות שונות ואירועים אחרים נועדו לגיבוש, ליחסי ציבור ולמטרות אחרות. כל אירוע מתוכנן על פי צרכי הלקוח הרכב וכמות המוזמנים ועוד. חברת "אירוע בריבוע" עוסקת בתחום וניתן לקבל ממנה מידע רב חשיבות.
הפקת כנסים ואירועים כוללים תכנון לו"ז מסודר. כנס יתקיים, לרוב, באולמות אירועים, בבתי מלון ובמקומות ייצוגיים אחרים. אירוע גיבוש לעובדי חברה, יכול להתקיים באולם אירועים, בחוף ים, ביער או במקומות אחרים. בחירת המקום נקבעת על פי כמות והרכב המשתתפים. התוכנית תיערך בהתאם להנחיות הלקוח ואופי האירוע. בכל מקרה יהיה צורך בלוגיסטיקה מורכבת הנגזרת מהפעילויות המתוכננות. בכנסים יהיה צורך במערכות מולטי מדיה חדישות ובציוד טכנולוגי מתקדם אחר שנועדו להקרנת סרטונים, להצגת מצגות וכדומה. כך תושג תדמית המתאימה והמכובדת אשר תספק את הערך הרצוי ללקוח. באירועי ימי גיבוש, למשל, יהיה צורך בבמות להופעות, בדוכני פעילויות, בארגון משחקים משפחתיים או לילדים, באספקת מתנפחים ועוד. דוגמא נוספת: ימי גיבוש למנהלים יהיו בעלי אופי מכובד ורציני יותר.
כל אירוע יכלול קבלת פנים, טקסים, ברכות, נאומים ועוד. לקראת כנס יתבצעו רישום, יקבעו הנחיות, יתוכנן סדר הישיבה, תעוצב תפאורה וייבחר השילוט כולל מיקומו, יינקטו אמצעי אבטחה, מודיעין, יונפקו אישורי בטיחות וכדומה. התפריט במהלכו יכלול כיבוד קל או עשיר. באירועים אחרים יהיו הכנות לוגיסטיות מורכבות נוספות. צוות עובדים עם מנהל מנוסה יפקח במהלכו על כל הנעשה.
חברת "אירוע בריבוע" מתמחה בתחום ומומלץ לקבל ממנה שירות מקצועי המלווה ביחס אישי. שירותיה מקיפים וכוללים ייעוץ, חשיבה על כל הפרטים הקטנים, יצירתיות, זמינות, עמידה בלוח זמנים, מחירים נוחים ועוד. מנהליה הינם בעלי ידע רב וניסיון עשיר המגיעים מהכרת התחום לעומק, ממתן שירותים מעולים ללקוחות רבים לאורך זמן ועוד. הם ישמחו להעמיד את יכולותיהם הארגוניות לטובת אחרים.
