הפקת כנסים

כבר כמעט שלושה עשורים אנו יוזמים, משווקים, מארגנים ומפיקים כנסים ואירועים עבור חברות וארגונים עסקיים במשק הישראלי.
אנו מתמחים בגיבוש הקונספט הייחודי הנותן מענה מדויק לצורכי הלקוח וביצירת חוויה מניבה תגובה המעבירה את המסרים השיווקים האפקטיביים בכל אירוע.

תכנונו, ניהולו והפקתו של אירוע מצוין מתחיל ונגמר בפרטים הקטנים. משימה מורכבת ומאתגרת זו דורשת שיטות מתקדמות לניהול משאבים מול יעדים, וכוללת ניהול לוחות זמנים, קביעת יעדי הפקה וניהול הביצוע בשטח. ניסיונה העשיר של B&P בניהול מאות אירועים לאורך השנים, מאפשר לה להציע ללקוחותיה מטריית שירותים ייחודית
ומושלמת להפקת כנס הכוללת:

  • ניתוח מלא של יעדי ומטרות האירוע והאמצעים הדרושים להשגתם.
  • סיוע בבחירת האתר המתאים ביותר לקיום הכנס.
  • הגשת פתרון מקצועי לדרישות מנהלתיות וטכניות עבור הכנס.
  • הפקת חומרי השיווק עבור הכינוס בכל מגוון הפורמטים הנדרשים.
  • ניהול מלא של הכנס הכולל גביית כספים, עיצוב, הפקות,רישום, עיצוב ובינוי של תערוכה.
  • שמירה על קשר יציב עם הלקוח והשתתפות בישיבות לטובת האירוע.

כמה מילים על הפקת כנסים מקצועית

כל הפקה מיועדת לקהל יעד ייחודי, ומאידך, גם הנושאים הרלוונטיים לכל אירוע משתנים, והם עולים מתוך שיקולים ומטרות שונות.

בין אם זה למטרות גיבוש עובדים, ובין אם מדובר על כנס למטרות שיתופי פעולה עם משקיעים חדשים וכו, או אפילו אם מדובר על כנס שיווקי כזה או אחר, הקונספט של האירוע צריך תמיד להיות מתאים למטרות האירוע. אך עם זאת, בכל הפקה של כנס כזה או אחר, צריך לזכור שמדובר על אירוע חוויתי, וככזה, הוא אמור להיות מעניין, כיפי ויצירתי.

הפקת כנסים בגישה יצירתית

גם אם באירוע הושקעו סכומים עצומים, זה לא אומר שהאירוע יהיה יותר מעניין ויספק חוויה מעניינת למשתתפים.

הפקת כנסים זה הוא תחום של הפקת אירועים שחייב להיות מופק עם גישה יצירתית.

המוזיקה צריכה להיבחר בקפידה, הקייטרינג צריך להיות איכותי ואף המיקום הוא פרמטר חשוב כשמדברים על הפקת כנסים באווירה כיפית ומעניינת.

כמו כן, הפן העיצובי של הכנס הוא גורם המשפיע באופן שלא משתמע לשתי פנים על איכות החוויה ועל סגנון האירוע.

בחירת ספקים להפקות כנסים

כדי להרים אירוע איכותי, צריך להרכיב צוות מנצח של אנשים יצירתיים.

בין אם זה צוות הפקת כנסים מקצועי שידע לכוון אתכם ולבחור את הקונספט המנצח עבור האירוע שלכם, וכמו כן, גם יסייע בבחירת אנשי מקצוע נוספים כמו, שירות קייטרינג איכותי, שירותי צילום איכותיים ושירותי עיצוב ומוזיקה לאירועים וכו.

כל אחד מהגורמים הנ”ל משפיעים על חווית האירוע וכמובן גם על התיעוד שלו.

ראשית, יש להבין את היתרון של צוות שנבחר בקפידה ואת התוצאה המשתמעת מכך.

כמובן שאתם רוצים את הטובים ביותר לטובת הפקת הכנס שלכם. אך לא מדובר על אנשי מקצוע שרק יודעים להגיש אוכל טוב, או לצלם אירוע עם מצלמות משוכללות וכו, אלא קודם כל חשוב לכם לעבוד עם אנשים אמינים המספקים מוצרים באיכות גבוהה ושירות ברמה עוד יותר גבוהה!

איך מתחילים את תכנון הכנס

כמובן שמבחינת תכנון תאריך האירוע, כדאי יותר יהיה לתכנן את האירוע לפרק זמן בו לחברה שלכם יש פחות עומס ויותר זמן לאירועים חברתיים.

תוכלו להשיג את המטרות שלשמן הרמתם את האירוע ביעילות מירבית יותר – אם יהיה לכם יותר זמן להקדיש לתכנון יותר קונקרטי של האירוע.

מבחינת תכנון האירוע, רצוי להכין רשימה של כל המשתתפים בכנס.

כמו כן, יש למצוא את המקום האידיאלי להפקת הכנס ולהתאים אותו באופן מדויק להלך הרוח הרצוי של ההפקה. יש הרבה מקומות אידיאליים לכנסים, לכן, יש להקדיש את הזמן ולמצוא את המקום האידיאלי ביותר.

אם המטרה של הכנס שלכם היא שיווקית, כדאי שתכינו עלונים וחומרים שיווקיים מבעוד מועד, כך שתוכלו להגשים את מטרות הכנס ביעילות מרבית.

ראוי לכם לשקול סוג של הבעת תודה לכל משתתפי הכנס.

נהוג בכנסים לחלק שי סמלי …

חשבו על משהו שהאורחים לא ציפו לו וכך תוכלו להפתיע אותם לטובה.

כמו כן, יש לתת את הדעת על גורמים נוספים במהלך האירוע שיפתיעו את המשתתפים לטובה ויעניקו למשתתפים בכנס הרגשה שחשבתם עליהם ואתם מעריכים את העובדה שהם כיבדו את האירוע שלכם והגיעו אליו.

אנו מתחייבים:

להפקת הכנס ברמה הגבוהה ביותר תוך מתן מענה איכותי ומקצועי לאורך כל הדרך החל מהיזום הרעיוני ,פיצוח קונספטואלי והתכנון, דרך החבירה לספקים השונים, הזמנת אולמות ומלונות, קביעת התכנים, ציוד אורקולי ומערכות הגברה, ארגון תערוכות מציגים, שירותי דיילות, רישום וגבייה, שילוב אטרקציות ואומנים מהשורה הראשונה.
 
כשמדברים על הפקת כנסים, אפילו לאלמנטים הכי קטנים ופשוטים יש משמעות אדירה ואפקט ניכר על חווית האירוע.

לכן, החלטנו להקדיש כמה מילים לנושא הפקת כנסים, כדי ללבן מהו קו המחשבה האידיאלי כשניגשים לכל הנושא של הפקת כנסים.

אך לפני שניגש לגוף המאמר, ראוי שנציין כמה עובדות על הפקת כנסים מקצועית.

*כל התהליך מלווה ע”י צוות בכיר ומקצועי

שותפינו לדרך ולהצלחה

דילוג לתוכן