כבר כמעט שלושה עשורים אנו יוזמים, משווקים, מארגנים ומפיקים כנסים ואירועים עבור חברות וארגונים עסקיים במשק הישראלי.
אנו מתמחים בגיבוש הקונספט הייחודי הנותן מענה מדויק לצורכי הלקוח וביצירת חוויה מניבה תגובה המעבירה את המסרים השיווקים האפקטיביים בכל אירוע.
תכנונו, ניהולו והפקתו של אירוע מצוין מתחיל ונגמר בפרטים הקטנים. משימה מורכבת ומאתגרת זו דורשת שיטות מתקדמות לניהול משאבים מול יעדים, וכוללת ניהול לוחות זמנים, קביעת יעדי הפקה וניהול הביצוע בשטח. ניסיונה העשיר של B&P בניהול מאות אירועים לאורך השנים, מאפשר לה להציע ללקוחותיה מטריית שירותים ייחודית
ומושלמת להפקת כנס הכוללת:
כל הפקה מיועדת לקהל יעד ייחודי, ומאידך, גם הנושאים הרלוונטיים לכל אירוע משתנים, והם עולים מתוך שיקולים ומטרות שונות.
בין אם זה למטרות גיבוש עובדים, ובין אם מדובר על כנס למטרות שיתופי פעולה עם משקיעים חדשים וכו, או אפילו אם מדובר על כנס שיווקי כזה או אחר, הקונספט של האירוע צריך תמיד להיות מתאים למטרות האירוע. אך עם זאת, בכל הפקה של כנס כזה או אחר, צריך לזכור שמדובר על אירוע חוויתי, וככזה, הוא אמור להיות מעניין, כיפי ויצירתי.
גם אם באירוע הושקעו סכומים עצומים, זה לא אומר שהאירוע יהיה יותר מעניין ויספק חוויה מעניינת למשתתפים.
הפקת כנסים זה הוא תחום של הפקת אירועים שחייב להיות מופק עם גישה יצירתית.
המוזיקה צריכה להיבחר בקפידה, הקייטרינג צריך להיות איכותי ואף המיקום הוא פרמטר חשוב כשמדברים על הפקת כנסים באווירה כיפית ומעניינת.
כמו כן, הפן העיצובי של הכנס הוא גורם המשפיע באופן שלא משתמע לשתי פנים על איכות החוויה ועל סגנון האירוע.
כדי להרים אירוע איכותי, צריך להרכיב צוות מנצח של אנשים יצירתיים.
בין אם זה צוות הפקת כנסים מקצועי שידע לכוון אתכם ולבחור את הקונספט המנצח עבור האירוע שלכם, וכמו כן, גם יסייע בבחירת אנשי מקצוע נוספים כמו, שירות קייטרינג איכותי, שירותי צילום איכותיים ושירותי עיצוב ומוזיקה לאירועים וכו.
כל אחד מהגורמים הנ”ל משפיעים על חווית האירוע וכמובן גם על התיעוד שלו.
ראשית, יש להבין את היתרון של צוות שנבחר בקפידה ואת התוצאה המשתמעת מכך.
כמובן שאתם רוצים את הטובים ביותר לטובת הפקת הכנס שלכם. אך לא מדובר על אנשי מקצוע שרק יודעים להגיש אוכל טוב, או לצלם אירוע עם מצלמות משוכללות וכו, אלא קודם כל חשוב לכם לעבוד עם אנשים אמינים המספקים מוצרים באיכות גבוהה ושירות ברמה עוד יותר גבוהה!
איך מתחילים את תכנון הכנס
כמובן שמבחינת תכנון תאריך האירוע, כדאי יותר יהיה לתכנן את האירוע לפרק זמן בו לחברה שלכם יש פחות עומס ויותר זמן לאירועים חברתיים.
תוכלו להשיג את המטרות שלשמן הרמתם את האירוע ביעילות מירבית יותר – אם יהיה לכם יותר זמן להקדיש לתכנון יותר קונקרטי של האירוע.
מבחינת תכנון האירוע, רצוי להכין רשימה של כל המשתתפים בכנס.
כמו כן, יש למצוא את המקום האידיאלי להפקת הכנס ולהתאים אותו באופן מדויק להלך הרוח הרצוי של ההפקה. יש הרבה מקומות אידיאליים לכנסים, לכן, יש להקדיש את הזמן ולמצוא את המקום האידיאלי ביותר.
אם המטרה של הכנס שלכם היא שיווקית, כדאי שתכינו עלונים וחומרים שיווקיים מבעוד מועד, כך שתוכלו להגשים את מטרות הכנס ביעילות מרבית.
ראוי לכם לשקול סוג של הבעת תודה לכל משתתפי הכנס.
נהוג בכנסים לחלק שי סמלי …
חשבו על משהו שהאורחים לא ציפו לו וכך תוכלו להפתיע אותם לטובה.
כמו כן, יש לתת את הדעת על גורמים נוספים במהלך האירוע שיפתיעו את המשתתפים לטובה ויעניקו למשתתפים בכנס הרגשה שחשבתם עליהם ואתם מעריכים את העובדה שהם כיבדו את האירוע שלכם והגיעו אליו.
לכן, החלטנו להקדיש כמה מילים לנושא הפקת כנסים, כדי ללבן מהו קו המחשבה האידיאלי כשניגשים לכל הנושא של הפקת כנסים.
אך לפני שניגש לגוף המאמר, ראוי שנציין כמה עובדות על הפקת כנסים מקצועית.
הפקת כנסים מקצועיים מיועדת לארגונים, עסקים, מוסדות לימוד ומחקר וגורמים אחרים. האירועים הללו יכולים להתקיים במסגרת תערוכות, ירידים ובנסיבות אחרות. הם עוסקים בנושאים חשובים כמו רפואה, מדע, טכנולוגיות שונות ועוד. כל כנס מתוכנן על פי אופיו וצרכי הלקוח. חברת “אירוע בריבוע” עוסקת בתחום וניתן לקבל ממנה מידע מפורט.
הפקת כנסים מקצועיים כוללת תכנון מקיף הכולל גם לוח זמנים מוקפד. במסגרתו יינתן זמן לפגישות, נטוורקינג ומינגלינג, לשמיעת נאומים וברכות, להקרנת מצגות וסרטונים וכדומה. כל כנס אמור להיות מכובד וענייני מאחר ומגיעים אליו אורחים חשובים הרוצים להיחשף לתכנים ולנושאים המובאים בו. מטרותיו הינם העברת ידע על הארגון ופעילותו, פרסום, שיווק ועוד. אירוע מכובד יתקיים, לרוב, באולמות אירועים, בבתי מלון ובמקומות ייצוגיים אחרים. בחירת המקום נקבעת על פי כמות והרכב המשתתפים. התוכנית תיערך על פי צרכי המזמין ובהתאם להנחיותיו. התכנון והביצוע יהיה, כמובן, באחריות החברה המארגנת אשר מנהליה ימצאו פתרונות יצירתיים למכלול הנושאים הנדרשים. הרצון הוא, כמובן, לייצור פלטפורמה מעולה להעברת התכנים בצורה דינאמית ומושכת. לכן ייעשה שימוש בטכנולוגיות ייחודיות כמו מערכות מולטי מדיה חדישות שנועדו להקרנת סרטונים, להצגת מצגות וכדומה. כך תושג תדמית המתאימה והמכובדת אשר תספק את הערך הרצוי ללקוח.
הכנס יכלול קבלת פנים, טקסים, ברכות, נאומים ועוד. לקראתו יתבצעו רישום, יקבעו הנחיות, יתוכנן סדר הישיבה, תעוצב תפאורה וייבחר השילוט כולל מיקומו, יינקטו אמצעי אבטחה, מודיעין, יונפקו אישורי בטיחות וכדומה. התפריט במהלכו יכלול כיבוד קל או עשיר. צוות עובדים עם מנהל אחראי יפקח במהלכו על כל הנעשה. הוא יהיה זמין לבקשות וייתן להם מענה.
חברת “אירוע בריבוע” מתמחה בתחום ומומלץ לקבל ממנה שירות מקצועי עם יחס אישי. שירותיה מקיפים וכוללים ייעוץ סבלני, חשיבה על כל הפרטים הקטנים, יצירתיות, זמינות, עמידה בלוח זמנים, מחירים נוחים ועוד. מנהליה הינם בעלי ידע רב וניסיון מצטבר המגיעים מהכרת התחום לעומק, ממתן שירותים איכותיים ללקוחות רבים לאורך שנים ועוד. הם ישמחו להעמיד יכולותיהם המוכחות לטובת אחרים.
הפקת כנסים ואירועים מתוכננת לעסקים, ארגונים, מוסדות לימוד ומחקר ועוד. כנסים יכולים להיערך במסגרת תערוכות וירידים, ואילו, אירועים אחרים אינם תמיד תלויים בנסיבות כאלו או אחרות. כנסים עוסקים בנושאים חשובים כמו רפואה, מדע, טכנולוגיות שונות ואירועים אחרים נועדו לגיבוש, ליחסי ציבור ולמטרות אחרות. כל אירוע מתוכנן על פי צרכי הלקוח הרכב וכמות המוזמנים ועוד. חברת “אירוע בריבוע” עוסקת בתחום וניתן לקבל ממנה מידע רב חשיבות.
הפקת כנסים ואירועים כוללים תכנון לו”ז מסודר. כנס יתקיים, לרוב, באולמות אירועים, בבתי מלון ובמקומות ייצוגיים אחרים. אירוע גיבוש לעובדי חברה, יכול להתקיים באולם אירועים, בחוף ים, ביער או במקומות אחרים. בחירת המקום נקבעת על פי כמות והרכב המשתתפים. התוכנית תיערך בהתאם להנחיות הלקוח ואופי האירוע. בכל מקרה יהיה צורך בלוגיסטיקה מורכבת הנגזרת מהפעילויות המתוכננות. בכנסים יהיה צורך במערכות מולטי מדיה חדישות ובציוד טכנולוגי מתקדם אחר שנועדו להקרנת סרטונים, להצגת מצגות וכדומה. כך תושג תדמית המתאימה והמכובדת אשר תספק את הערך הרצוי ללקוח. באירועי ימי גיבוש, למשל, יהיה צורך בבמות להופעות, בדוכני פעילויות, בארגון משחקים משפחתיים או לילדים, באספקת מתנפחים ועוד. דוגמא נוספת: ימי גיבוש למנהלים יהיו בעלי אופי מכובד ורציני יותר.
כל אירוע יכלול קבלת פנים, טקסים, ברכות, נאומים ועוד. לקראת כנס יתבצעו רישום, יקבעו הנחיות, יתוכנן סדר הישיבה, תעוצב תפאורה וייבחר השילוט כולל מיקומו, יינקטו אמצעי אבטחה, מודיעין, יונפקו אישורי בטיחות וכדומה. התפריט במהלכו יכלול כיבוד קל או עשיר. באירועים אחרים יהיו הכנות לוגיסטיות מורכבות נוספות. צוות עובדים עם מנהל מנוסה יפקח במהלכו על כל הנעשה.
חברת “אירוע בריבוע” מתמחה בתחום ומומלץ לקבל ממנה שירות מקצועי המלווה ביחס אישי. שירותיה מקיפים וכוללים ייעוץ, חשיבה על כל הפרטים הקטנים, יצירתיות, זמינות, עמידה בלוח זמנים, מחירים נוחים ועוד. מנהליה הינם בעלי ידע רב וניסיון עשיר המגיעים מהכרת התחום לעומק, ממתן שירותים מעולים ללקוחות רבים לאורך זמן ועוד. הם ישמחו להעמיד את יכולותיהם הארגוניות לטובת אחרים.
אם אתם בעלי שאיפה למצויינות הדורשים טיפול מקצועי ומצוין לא פחות. נשמח אם תצרו קשר. אנו מזמינים אתכם להצטרף ללקוחותינו ולהינות משירות VIP של B&P.
