המושג ארגון תערוכות וכנסים הוא מושג רחב הכולל בתוכו מגוון משימות ארגון שונות.
כל משימת ארגון מצריכה סט שונה של כישורים וסגנון חשיבה מתאים. יש הבדל בין אירוע שמפיקים למטרות שיווקיות לבין אירוע שהופק למטרות גיבוש. ואלה, הם רק שני סוגי אירועים נפוצים וישנו מנעד רחב מאוד של סגנונות כנסים ואירועים למטרות שונות בהתאם לשאיפות של בעלי האירוע.
במאמר שלפניכם נדבר על שירותי תכנון וארגון של כנסים ותערוכות. נציין את מגוון השירותים הנפוצים שתוכלו לקבל מחברת הפקות. כך, תוכלו להבין איזה מדדים לאיכות קיימים לבחינת קבלת שירות מגורם מקצועי בתחום ההפקות אירועים.
כיצד מתכננים תערוכות?
ארגון תערוכות בדרך כלל מהווה משימה מורכבת המצריכה הרבה אחריות וערנות להרבה מאוד פרטים. השירות מטעם חברת הפקה מקצועית יסייע לכם בכל האספקטים הלוגיסטיים של תכנון האירוע. בין אם מדובר על תיאום מקצועי בין צוות העיצוב של האירוע, המציגים שיהיו נוכחים בו, צוותי השילוט וגורמים מקצועיים נוספים אחרים.
תכנון תערוכות מתבצע על פי רוב תוך התחשבות במיקום אסטרטגי מנצח של חלל התצוגה, דוכני ההצגה של המוצרים השונים ומיקום של מתקני שיווק נוספים אחרים. כמובן שגם את תכנון הפן העיצובי של התערוכה צריך לבצע במקצועיות ראויה לשמה וזו היא גם כן, המומחיות של חברת ההפקות המקצועית.
כשמדברים על עיצוב תערוכות צריך לתת את הדעת על לא מעט עניינים טכניים שונים. למשל, צריך לזכור שברוב המקרים יהיה צורך בהכנסת סחורה באופן חופשי. לכן, יש לתכנן את שטח התצוגה על פי שיקול טכני אשר מקיף את כל מהלכיו של האירוע. כאשר מפיק אירועים מקצועי מתכנן את התערוכה, הדבר יבוא לידי ביטוי גם בנוחיות מירבית עבור כל המשתתפים בה. כמו כן, כל נושא השילוט חייב להיות מתכונן באופן מתוחכם ויעיל. מיקום השילוט באופן מושכל יבוא לידי ביטוי ביתרון מובהק. כל איש שיווק יסכים על כך!
כיצד מחליטים על לוקיישנים לאירועים
בחירת לוקיישן לאירוע מהווה את אחד השלבים הראשוניים של תכנון האירוע. הסיבה לכך היא די ברורה. הלוקיישן מהווה את תנאי השטח של האירוע. לכן, יש לבחור לוקיישן המספק את תנאי השטח שמשרתים את מטרות האירוע באופן מדויק ככל האפשר. תערוכות למשל, מתקיימות לרוב באתרים המאפשרים חללי תצוגה גדולים. חסרים במרחב תצוגה יבוא לידי ביטוי בצפיפות. כדי ליצור חוויה נעימה במהלך התערוכה יש להתחשב במשתתפים ובאופן שהם יקלטו את חווית האירוע. מרחב פתוח וחופש תנועה ישפיעו באופן ניכר על חווית ההשתתפות של הנוכחים באירוע.
כמו כן, כמו בכל תכנון של כנס, תערוכה, או אירוע מסוג אחר, בחירת המיקום של האירוע מתבצעת תוך כדי התחשבות בסגנון הקהל. האם מדובר על קהל אריסטוקרטי? האם מדובר על קהל צעיר וזורם יותר? אלה דוגמאות לשאלות שצריך לשאול בעת בחירת לוקיישן מנצח לקיום תערוכה.
מהי חברת הפקות מקצועית?
כדי להבין כיצד תוכלו לאתר חברת הפקות מקצועית ואמינה, כדאי שתהיו מודעים לשירותים הנפוצים אשר חברות ההפקה מציעות ללקוחות. תפקידה של חברת הפקה מקצועית הוא קודם כל לסייע לכם ליישם את האירוע המדויק ביותר מבחינת השגת יעדים. כל אירוע צריך להיות מתוכנן על פי היעדים והמטרות שהוא מקדם. בין אם המטרה היא לחשוף מוצרים לקהלי יעד חדשים ובין אם מדובר על מטרות הקשורות ביחסי ציבור, חברת הפקות מקצועית תדע לעזור לכם להפיק את המירב מהאירוע שאתם מתכננים.
ייעוץ והכוונה מחברת הפקות מקצועית
הייעוץ מטעם חברת ההפקות יעשה לכם חיים הרבה יותר קלים. מתן הייעוץ המקצועי יבוא לידי ביטוי במתן פתרונות במספר רבדים שונים:
- ייעוץ והכוונה בבחירת ספקים, נותני שירות ואנשי מקצוע שונים.
- עזרה מול גופים רשמיים שונים כמו, גופים מסחריים וכו.
- גיוס מידע רלוונטי חשוב שיועיל בתכנון האירוע באופן מדויק יותר למטרות שלשמו הוא מתקיים.
כמו כן, ישנם עוד הרבה אספקטים שחברת ההפקה תסייע לכם לנהל ולארגן על מנת לקיים אירוע מושלם. הקמת מתקני שילוט מיוחדים, גיוס גורמי אבטחה ובטחון, ניהול רשימות מוזמנים, עיצוב והזמנת תפאורה מיוחדת. ישנם כל כך הרבה פרטים קטנים שחברת ההפקות מסייעת לתכנן אותם. אך, השתדלנו למנות באופן כללי את רוב רבדי הייעוץ וההכוונה שחברת הפקות מקצועית תהיה מסוגלת לספק לכם.
עיצוב וארגון תערוכות וכנסים
כדי לעצב אירוע באופן מקצועי צריך קודם כל לגבש חזון ברור לגבי האירוע. כאשר הרעיונות המתגבשים מהווים תשתית לאירוע מנצח, חברת ההפקות תסייע לכם גם בשלבי היישום. כאן, נכנסת לתמונה רמת המקצועיות של חברת ההפקות. ללא ניסיון פרקטי בשטח יהיה קשה להתחשב בכל כך הרבה פרטים. כמו שאתם כבר בטח מבינים יש צורך בטיפול בהרבה מאוד אלמנטים בו זמנית. הפן הלוגיסטי לצד הפן העיצובי, הצד הרגשי אל מול ההתחשבות בהשגת היעדים והמטרות העסקיות של האירוע. יש להתחשב בכל פרט הכי קטן על מנת לייצר את התוצאה הרצויה. זו היא עבודה למקצוענים בלבד!
