המטרה של ארגון כנסים בינלאומיים בישראל היא על פי רוב לאפשר מערך הזדמנויות ליצירת קשרים עסקיים עם גורמים מקצועיים ברמה הבינלאומית. מדובר על כנסים שמשרתים מטרות במגוון תחומי עיסוק ולכן, יש לתכנן את הכנס בקפידה אך ורק עם גורם מקצועי ומנוסה בתחום תכנון וארגון כנסים בינלאומיים בארץ ובחו"ל. כמו שניתן להסיק, יש צורך בהיכרות נרחבת עם קהלי יעד שונים ברמה עולמית. ולכן, מדובר על משימת תכנון למקצוענים בלבד שיש להם ותק ובנוסף גם את הכישורים הרלוונטיים.
באירועים מהסוג המדובר לרוב יהיו מוזמנים מרצים אורחים, מומחים בתחומים שונים ואנשי עסקים בכירים מהארץ ומהעולם. כדי לארגן תיאום בין כל הגורמים המקצועיים אשר חיוניים לקיום האירוע, יש להיעזר בחברת הפקות אירועים שמכירה את האתגרים בהפקת כנס בינלאומי וגם מסוגלת לספק פתרונות יצירתיים מועילים לכל תרחיש.
כיצד ניגשים למשימות ארגון כנסים בינלאומיים בארץ ובחו"ל?
כמו בכל תהליך הפקה, השלב הראשוני בתכנון האירוע הוא שיחה עם הלקוח. בניגוד לתכנון אירועים לקהל יעד שהוא רק ישראלי, כאן יש הרבה יותר פרטים שיש להתחשב בהם. לכן, די טבעי אם שלב השיחה עם חברת ההפקות יהיה במקצת ארוך יותר. ארגון כנסים בינלאומיים בישראל מצריך הרבה יותר מחשבה מכיוון שמדובר על קהל יעד בינלאומי וכמו כן, גם גורמים מקצועיים חיוניים מחו"ל שיש לתאם איתם באופן מאורגן ואחראי. כנס בינלאומי יכול להתרחש בארץ, או לחלופין מעבר לים. אנגלית שוטפת וגישה לאנשי הפקה מקצועיים מעבר לים היא בגדר חובה במידה ובוחרים לקיים את האירוע במדינה שבה לא מדברים עברית וגם השפה האנגלית לא נפוצה בה.
מתחילים לתכנן את הכנס
הלוקיישן בו נקיים את הכנס הוא בהחלט פרמטר סופר חשוב. לכן, על מנת למקסם את חווית האירוע יש לבחור לוקיישן תוך הסתייעות בגורם מקצועי במדינה בה הכנס מתוכנן להתקיים. בנוסף על כך, יש להתחשב באספקת תחבורה לקהל המשתתפים במידה ומדובר על לוקיישן במקום ייחודי שעלול להיות מרוחק מן האזורים המרכזיים והמוכרים במדינת היעד. כמובן שיש לתת את הדעת גם על בחירת שירותי קייטרינג איכותיים וצוותי אירוח מהשורה הראשונה. על מנת לארגן את כל המערך שהזכרנו עד עתה, יש צורך בקשרים מקצועיים מעבר לים. לחברת הפקות וותיקה יהיה את הידע, הניסיון והקשרים הרלוונטיים לטובת הפקת הכנס שלכם בלוקיישנים מובחרים בחו"ל.
ארגון כנס בינלאומי בישראל עם חברת הפקות מקצועית ואמינה
כמו שהזכרנו קודם לכן, כנס בינלאומי בישראל יהיה מצריך תיאום בין גורמים שונים ממדינות שמעבר לים. גם במצב המדובר, יש צורך בניסיון וכישורים רלוונטיים על מנת להפיק את התוצאה הרצויה. בין אם מדובר על שליטה בשפות שונות ובין אם בכישורים מעולים ביחסי אנוש. חשוב להבין שקיום כנס בינלאומי מצריך היכרות בסיסית עם תרבויות שונות, בין אם ברמה המנטלית ובין אם ברמה העסקית. בניגוד להפקת כנסים בחו"ל, הפקת כנסים בינלאומיים בארץ מאפשרת מרחב תמרון גדול יותר. לעומת זאת, הפקת כנס בחו"ל מצריכה לוודא הגעה עם המוזמנים כיוון שתהליך התכנון לרוב יכלול גם את תכנון מקום השהות עבור כל המשתתפים (בתי מלון וכו) וכמו כן, גם איסופים משדה התעופה וכו.
כמו שאתם בטח כבר יכולים להבין, מדובר על הרבה מאוד פרטים שיש לתת עליהם את הדעת תוך כדי ריכוז ושימור גישה סופר מקצועית ואחראית. לכן, כדאי לחזור ולהדגיש שרמת הניסיון של חברת ההפקות שלכם בהפקת כנסים בסדר גודל בינלאומי היא קריטית. היא תבוא לידי ביטוי גם באיכות האירוע וגם בשביעות הרצון שלכם וכמו כן, גם בהשגת מטרת האירוע שלכם באופן מקצועי ויעיל יותר.
